Siapa yang tidak tahu Microsoft Office, software atau perangkat lunak yang terdiri dari sejumlah aplikasi yang digunakan untuk mengetik, mengolah data, membuat laporan, presentasi dan mengelola serta mengirim e-mail.
Biasanya, Microsoft Office dipasang di perangkat pengguna seperti PC, baik desktop maupun laptop. Namun software tersebut juga bisa digunakan tanpa harus dipasang pada perangkat PC dengan cara mengakses website office.com, alias digunakan secara online melalui web browser. Mirip seperti yang ditawarkan oleh Google melalui Google Docs.
Website tersebut dapat di akses kapan saja dan di mana saja, dan tak hanya itu, fungsinya pun sama dengan Microsoft Office versi desktop (offline).
Meskipun demikian, terdapat perbedaan antara Microsoft Office versi web (online) dan desktop (offline), yaitu dari cara mengaksesnya.
Agar dapat mengakses Microsoft Office versi desktop, tentu saja kamu harus memasang (install) software Office tersebut di PC dan membeli lisensinya agar dapat menggunakan seluruh fitur yang tersedia.
Sementara Office online hanya perlu diakses melalui browser internet secara gratis dan tentu saja tanpa perlu install ataupun membeli lisensinya. Namun, pengguna harus mendaftar atau masuk (login) menggunakan akun Microsoft lebih dulu.
Kemudian karena Microsoft Office versi web tidak perlu diinstall, software itu dapat diakses melalui smartphone namun dengan fitur yang terbatas.
Microsoft Office Online vs Desktop
Dilansir dari laman resmi Microsoft, Microsoft Office online adalah bagian dari layanan Microsoft 365.
Layanan tersebut dapat digunakan dengan cara berlangganan setiap bulan. Jika ingin mengakses secara gratis, maka pengguna hanya perlu mendaftarkan e-mail untuk membuat akun Microsoft.
Namun pengguna gratisan hanya memiliki ruang penyimpanan 5 GB, sehingga jika ingin ruang penyimpanan lebih luas, pengguna harus berlangganan Microsoft 365 premium setiap bulan.
Untuk yang berlangganan, ada beberapa paket yang tersedia yaitu untuk penggunaan pribadi, bisnis kecil, bisnis menengah, perusahaan besar, sekolah dan organisasi nirlaba.
Tak hanya ruang penyimpanan yang lebih besar, pengguna yang berlangganan memiliki keuntungan berupa penyimpanan fitur tambahan yang terhubung ke cloud sehingga dapat berkolaborasi secara real-time dengan pengguna lainnya.
Selain itu, pihak Microsoft juga memastikan data pelanggan Microsoft Office versi web akan dijamin keamanannya.
Di sisi lain, Microsoft Office versi desktop dijual sebagai satu kali pembelian yang berarti pengguna harus membayar biaya lisensi satu kali untuk mendapatkan aplikasi Microsoft Office di satu komputer.
Akan tetapi pihak Microsoft menegaskan tidak ada pembaruan atau update, sehingga pengguna harus membeli lisensi baru jika di kemudian hari muncul Office versi terbaru.
Untuk perbedaan fitur yang ada pada Microsoft Office versi web dan desktop, terutama pada empat aplikasi yang umum digunakan yaitu Word, Excel, PowerPoint dan OneNote, adalah sebagai berikut.
Microsoft Word
Dokumen word yang dibuat menggunakan aplikasi desktop Word 2.0 atau versi yang lebih baru dapat dibuka oleh Microsoft Word versi web.
.docx, .doc, .docm, .dotm, .dotx, dan .odt adalah format file yang dapat dibuka untuk View Mode (mode melihat dokumen saja).
Sementara itu .docx, .doc (akan dikonversikan ke .docx terlebih dahulu), .docm, dan .odt. adalah format yang dapat dibuka untuk Edit Mode (mode penyuntingan).
Namun perlu diketahui bahwa dokumen dengan format .pdf. tidak dapat dibuka atau di edit Microsoft Word versi online. Sedangkan untuk perbandingan fitur Microsoft Word versi desktop dengan versi web bisa disimak di tabel berikut:
| Microsoft Word | Versi Web | Versi Desktop |
|---|---|---|
| Alignment guides dan live layout | Tidak | Ya |
| Captions | Tidak | Ya |
| Citations and bibliography | Tidak | Ya |
| Advanced Collaboration | Tidak | Ya |
| Cover pages | Tidak | Ya |
| Creation of advanced document elements | Tidak | Ya |
| Document parts and themes | Tidak | Ya |
| Equations | Tidak | Ya |
| Ink Editor | Tidak | Ya |
| IRM dan password-protection | Tidak | Ya |
| Learning Tools | Tidak | Ya |
| Mail merge | Tidak | Ya |
| Offline viewing and authoring | Tidak | Ya |
| Advanced page layout tools | Tidak | Ya |
| Present online | Tidak | Ya |
| Advanced printing | Tidak | Ya |
| Advanced proofing tools | Tidak | Ya |
| Reference tools | Tidak | Ya |
| Researcher | Tidak | Ya |
| Rich media | Tidak | Ya |
| SmartArt | Tidak | Ya |
| Table of Authority | Tidak | Ya |
| Table of Contents | Tidak | Ya |
| Visual Basic for Applications (VBA) | Tidak | Ya |
| Form scripts | Tidak | Ya |
| Watermark | Tidak | Ya |
Microsoft Excel
Semua dokumen Excel yang dibuat dengan aplikasi desktop Excel 97 atau versi terbaru dapat dibuka oleh Microsoft Excel versi web.
.xlsx, .xlsb, .xls, .xlsm, dan .ods adalah format file yang dapat dibuka untuk untuk View Mode (mode melihat dokumen saja). Sementara.xlsx, .xlsb, .xls (dikonversikan lebih dahulu ke .xlsx), .xlsm, dan .ods adalah format yang dapat dibuka untuk Edit Mode (mode penyuntingan).
Tetapi format .xlt dan .xltx tidak dapat dibuka atau pun di edit Microsoft Excel versi web. Sedangkan untuk perbandingan fitur Microsoft Excel versi desktop dengan versi web bisa disimak di tabel berikut:
| Excel | Versi Web | Versi Desktop |
|---|---|---|
| Advanced time filtering (Timeline slicer) | Tidak | Ya |
| Apply smart/recommended formatting | Tidak | Ya |
| Audio notes recording | Tidak | Ya |
| Create external data connections | Tidak | Ya |
| Creation of advanced analysis views (Power View, Power Pivot, Slicers) | Tidak | Ya |
| Embed workbook on web or blog page (OneDrive) | Ya | Tidak |
| External references | Tidak | Ya |
| Advanced Formula tools | Tidak | Ya |
| Offline viewing and authoring | Tidak | Ya |
| Post to social network and present online | Tidak | Ya |
| Refresh existing data connections | Tidak | Ya |
| Rename file while workbook is open | Ya | Tidak |
| Rights management: IRM dan password security | Tidak | Ya |
| Spreadsheet audit dan compliance | Tidak | Ya |
| Surveys | Ya | Tidak |
| What if analysis tools | Tidak | Ya |
| PivotCharts | Ya (view mode) | Ya |
Microsoft PowerPoint
Semua dokumen PowerPoint yang dibuat menggunakan aplikasi desktop PowerPoint 97 atau versi terbaru dapat dibuka Microsoft PowerPoint versi web.
.pptx, .ppsx, .ppt, .pps, .pot, .potx, .pptm, .potm, .ppam, .ppsm, dan .odp adalah format file yang dapat dibuka untuk untuk View Mode (mode melihat dokumen saja).
Kemudian .pptx, .ppsx, .ppt atau .pps (dikonversikan lebih dulu ke .pptx atau .ppsx), dan .odp. adalah adalah format yang dapat dibuka untuk Edit Mode (mode penyuntingan).
Namun dokumen dengan format .ppa dan .ppam tidak dapat dibuka atau di edit PowerPoint versi web. Dan untuk perbandingan fitur Microsoft PowerPoint versi desktop dengan versi web bisa disimak di tabel berikut:
| PowerPoint | Versi Web | Versi Desktop |
|---|---|---|
| Apply rich formatting to text, shapes, and pictures | Tidak | Ya |
| Broadcast slide show | Tidak | Ya |
| Create custom animation | Tidak | Ya |
| Design tools, advanced | Tidak | Ya |
| Embed presentation on web or blog page | Ya | Tidak |
| Full ink support | Tidak | Ya |
| Full selection of animations and transitions | Tidak | Ya |
| Headers and footers | Tidak | Ya |
| Integration with Excel for charts | Tidak | Ya |
| Offline viewing and authoring | Tidak | Ya |
| Presenter view | Tidak | Ya |
| Reviewer tools, advanced | Tidak | Ya |
| Rights management: IRM and password security | Tidak | Ya |
Microsoft OneNote
Semua dokumen OneNote yang dibuat menggunakan aplikasi desktop OneNote 2010 atau versi terbaru dapat dibuka Microsoft OneNote versi web. Kemudian .one adalah format file yang dapat dibuka untuk View Mode (mode melihat dokumen saja) dan Edit Mode (mode penyuntingan).
Sedangkan untuk perbandingan fitur Microsoft OneNote versi desktop dengan versi web bisa disimak di tabel berikut:
| OneNote | Versi Web | Versi Desktop |
|---|---|---|
| Advanced collaboration: New content shows as unread, presence | Tidak | Ya |
| Clipping experiences | Tidak | Ya |
| Drag and drop section groups | Tidak | Ya |
| Edit embedded files | Tidak | Ya |
| Image optical character recognition (OCR) | Tidak | Ya |
| Inking: ink-to-text and math, customizable pens, drawing tools | Tidak | Ya |
| Outlook integration (tasks) | Tidak | Ya |
| Rights Management: IRM and password security | Tidak | Ya |
| Template support | Tidak | Ya |
| Video playback | Tidak | Ya |
